Ein wichtiger Baustein fehlte
(ul) Bis Sommer 2020, also bis zur Einführung von macs Finance, war bei Gelita die Durchrechnung aus dem Kostenstellenmodul (Cost Center) und dem Product Costing in die GuV nur über einen anspruchsvollen und zeitlich sehr aufwändigen Umweg möglich. Die Mitarbeiter um Gerd Eiermann exportierten die notwendigen Daten nämlich aus verschiedenen Quellen (macs, ERP-System, Excel) und ‚verformelten‘ sie zusammen in einer komplexen Excel Ta-belle. Genau an dieser Stelle fehlte Gelita der eine entscheidende Baustein, der die Ergebnisse schnell, sicher, vergleichbar und vor allem unkompliziert zu Operation Profit und EBIT führt. Heute stammen Input und alle notwendigen Durchrechnungsschritte, die zum Ergenis steuern aus einem Baustein.
Dieselben Daten wie bisher
Die Ausgangsdaten bleiben die gleichen wie vorher und trotzdem verbesserte sich die Qualität der Daten enorm. Fehler beim zweifachen Übertragen und Exportieren der Daten und besonders beim ‚Verformeln‘ der Werte in der Excel-Tabelle sind heute ausgeschlossen. Alle erforderlichen Daten werden zuverlässig und ohne Datenverlust automatisch transformiert.
Weltweit Ergebnisse vergleichen
Die Anknüpfung erfolgt unkompliziert von einem macs Modul auf das andere. Die Ergebnisse stehen transparent und über alle Länder hinweg vergleichbar zur Verfügung, weil macs an jedem Standort, weltweit, die Werte an die gleiche Stelle zuordnet und das unabhängig von der lokalen Rechnungslegung. Stammdaten und Berechnungslogik sind seit der Einführung von macs Finance für alle Standorte vereinheitlicht. Die Mitarbeiter vor Ort müssen, wie vorher auch, lediglich ihre Werte eingeben und macs Finance zieht die Daten an die rich-tige Stelle. Die Systematik und der Abrechnungslauf passen heute genauso, wie es das Controlling fordert.
Von Eberbach aus in die Welt
Wie schon 2007 führte Gelita auch 2020 macs Software zuerst in der Unternehmenszentrale in Eberbach/Deutschland ein. Von dort sollten nach und nach alle 13 Gelita Standorte welt-weit organisiert werden. Weil im Juli die Implementierung sehr schnell und sehr problemlos verlief, entschloss sich das Unternehmen kurzerhand macs Finance am Gelita Standort in Schweden zu testen. Von den Kollegen dort bekam Gerd Eiermann ohne Zögern ein überraschend positives Ergebnis. Das gab ihm und seinem Team die Gewissheit, mit macs Finance den richtigen Weg für das Unternehmen eingeschlagen zu haben. Das gute Ergebnis aus Schweden motivierte das Team für den nächsten Test im Werk in den USA. Seit Ende 2020 läuft macs Finance auch bei Gelita in Südafrika.
Der Controller ist sicher, „dass macs Finance auch für alle anderen Gelita Standorte leicht und machbar ist.“
Vom Einfachen zum Komplexen
Bis August 2021, so der Plan, sollen alle 13 Gelita-Standorte mit macs Finance ausgerüstet sein, oder anders ausgedrückt, in derselben Methodik arbeiten. „Wir entwickeln uns von den einfachen Standorten zu den komplexen,“ erläutert Gerd Eiermann seinen Plan „das gibt uns Sicherheit und die Erfahrung für den Um-gang mit den komplizierten Fällen. Bisher ha-ben wir von jedem Standort ein positives Feedback erhalten.“
Die virtuelle Einführung war ein Vorteil
Pandemie bedingt verlagerte sich die Einführung von macs Finance ins Netz. „Das war das Beste, was uns passieren konnte“ berichtet Gerd Eiermann. Insgesamt begleiteten die macs Projektleiter fünf Tage lang, so viel wie angeboten und vereinbart, die Einführung des Moduls, allerdings keine fünf Tage am Stück und nie im Unternehmen. In bestimmten und festgelegten Rhythmen traf sich das Gelita-Team virtuell mit den macs Beratern und da-zwischen arbeiteten sie ihre Aufgaben ab. „Wir sind intensiv in die jeweilige Thematik eingestiegen und konnten das dann sofort umsetzen und üben. Eine sehr effiziente Vorgehens-weise,“ lobt Gerd Eiermann. „Wir haben das System dadurch viel besser verstanden. Am Ende ging es schneller und wir haben uns die Reisekosten gespart,“ resümiert er die Zeit.
Ein Zeitgewinn der sich rechnet
Das Highlight für den Controller bei Gelita war der Moment, als alle Stammdaten aufgesetzt waren. „Das war das Kernstück der Aufgabe. Es steckt eine Menge Arbeit und Grips drin und der Nutzen war sofort sichtbar. An diesem Punkt haben wir gemerkt, wie viel Zeit uns übrigbleibt.“
Der Einsatz rechnet sich
Weltweit dauert es zwar noch ein paar Monate, bis die Stammdaten an allen 13 Gelita- Standorten passgenau mit macs Finance auf-bereitet sind, trotzdem amortisiert sich der Aufwand schon heute. Bereits nach zwei Abrechnungsperioden rechnet sich die Einführung von macs Finance.
Am Ende bleibt Gerd Eiermann und seinem Team mehr Zeit, um bessere Daten besser zu analysieren und zu interpretieren. Zeit, um nach vorne zu denken und sich zu fragen, was es braucht, um das Unternehmensergebnis zukünftig positiv zu beeinflussen.
Die Gelita AG ist führender Hersteller von Gelatine, Kollagen und Kollagenpeptiden für Anwendungen in den Bereichen Lebensmittel, pharmazeutische Produkte sowie Health & Nutrition.
An 13 Standorten weltweit pflegt Gelita ein globales Produktionsnetzwerk.
